La base documentaire

La base documentaire est un espace conçu pour mettre facilement en ligne des fichiers, accompagnés d’une description et d’informations pour retrouver rapidement vos documents. Il peut s’agir indifféremment de documents de source externe ou produits en interne. Les versions successives de ces documents sont conservées pour en faciliter le suivi, et un mécanisme permet de garantir qu’une seule personne à la fois modifie un fichier.

Vous accédez à la base documentaire par l’onglet Fichiers de votre projet.

Consulter les fichiers de la base documentaire

L’organisation des fichiers se base entièrement sur les tags. Grâce à ce principe, vous pouver attacher autant de notions que vous souhaitez à votre document sans avoir à faire une arborescence fastidieuse. Pour trouver des documents, vous devez limiter l’affichage aux ressources comportant une selection précise de tags en utilisant le filtre disponible en marge de la page. Vous pouvez trier la liste des fichiers selon différents critères en cliquant sur les en-têtes.

En cliquant sur un nom de fichier, vous ouvrez sa page où vous pouvez lire sa description, le télécharger, le modifier ou générer un lien Wiki vers ce fichier.

Ajouter un fichier

Depuis la liste des fichiers de la base documentaire, utilisez le bouton « Ajouter un fichier », puis sélectionnez un fichier sur votre poste de travail, entrez une description et un ensemble de tags. Ces derniers sont indispensables car ils constituent le système de classement des fichiers de la base documentaire.

Les versions successives de ce document seront conservées, permettant ainsi une meilleure garantie de sécurité et un suivi de l’avancement. Afin de ne pas occuper inutilement de la place, vous pouvez laisser l’application supprimer automatiquement les plus vieilles versions afin de n’en conserver que les plus récentes, en nombre limité. Pour cela, spécifiez cette limite, qui doit être un nombre entier positif. Pour désactiver la suppression automatique des anciennes versions, choisissez '0'.

Modifier un fichier

Vous pouvez facilement modifier un fichier de la base documentaire. Afin d’éviter qu’une autre personne prépare une mise à jour en même temps que la vôtre, un mécanisme va vous permettre d’obtenir une exclusitivé d’édition le temps de faire vos modifications. Pour commencer, cliquez sur le bouton « modifier le document ». Entrez une petite description des modifications que vous souhaitez réaliser, et éventuellement une date indicative de mise à jour. Pensez bien à faire vos modifications en vous basant sur la version la plus à jour du fichier, pour ne pas écraser involontairement le travail d’un de vos collaborateurs. Vous pouvez ensuite modifier sur votre ordinateur le fichier avec vos outils habituels. Quand vous avez terminé, rendez-vous sur la page du document pour envoyer votre fichier mis à jour, accompagné d’un petit descriptif des changements effectués permettant à vos collaborateurs de comprendre vos modifications.

Si vous changez d’avis, vous pouvez abandonner la procédure en cours en cliquant sur le bouton prévu à cet effet. Ainsi, vous permettrez à un autre collaborateur de modifier le document.

Partager un fichier

Vous pouvez partager un fichier avec les personnes qui ne sont pas membres de votre projet grâce à la fonctionnalité de lien public. Pour ce faire, rendez-vous sur la page d’un fichier, et cliquez sur le bouton lien public. Vous pouvez choisir un temps de validité pour le lien, puis vous devez le copier (clic droit → copier ou Control-C). Collez ce lien sécurisé dans un email et envoyez-le à vos collaborateurs, ils pourront simplement cliquer pour télécharger le fichier.

Supprimer un document

Dans la base documentaire, la suppression d’un document est irréversible.

 
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